На главную Поиск Контакты
АТМОСФЕРА ДЛЯ РОЖДЕНИЯ НОВЫХ ИДЕЙ

Рассылка
новости
публикации
УК рекомендует
анонс номера
 

№10, 2008
№10, 2008
24.10.2008
Для подписчиков
просмотров: 48
комментариев: 0

Маньяки эффективности

Как использовать каждую секунду по максимуму



Маньяки эффективности |
Личная эффективность
 | Управление компанией
Непрерывное саморазвитие, стремление к максимальной эффективности и экономии времени – сегодня уже не тенденция, а настоящая эпидемия в управленческой среде. Но, даже если вы не хотите следовать примеру самых фанатичных лайф-хакеров, у них можно позаимствовать некоторые инструменты для повышения собственной продуктивности.




Лайф-хак1 – это целая идеология повышения личной эффективности, со своими атрибутами, массой идей, механизмов, технологий, методов, приспособлений и хитростей. Изначально этот термин использовался в IT-среде для обозначения скриптов, создаваемых фанатами программирования для максимального упрощения и облегчения своего труда. Сегодня все, с помощью чего реально ускорить решение повседневных задач и повысить свою эффективность, относят к приемам лайф-хака. Авторы многочисленных блогов предлагают все новые и новые рецепты, техники и программы, которые помогут облегчить работу и повысить ее продуктивность. Вот некоторые из наиболее действенных инструментов.

ЛАЙФ-ХАК в офисе
Чтобы упорядочить свои дела, нужно провести определенную бумажную или электронную работу. В этом помогут такие маленькие хитрости.

  • Заведите «файл идей». Как часто вы попадали в ситуацию, когда в голову приходила идея о каком-то аспекте работы, вы забывали о ней, а через некоторое время у вас возникала потребность именно в такой идее? Чтобы не терять ценные мысли и не тратить время на их извлечение из памяти, обзаведитесь блокнотиком, папкой или создайте электронный файл, куда будете заносить свои идеи сразу же, как только они придут вам в голову. И лучше всего держать этот информационный сейф при себе – ведь, как известно, идеи могут прийти в любое время. Можно также использовать диктофон. Тогда вы сможете зафиксировать любую идею за несколько секунд и, когда появится свободная минута, перенести ее на бумагу или в компьютер.
    Оптимальный объем для описания идеи – два-три предложения, содержащих ее суть.
    Для удобства целесообразно группировать генерируемые и черпаемые идеи по разделам, например: «Новые проекты», «Текущие проекты», «Личная жизнь», «Клиенты» и т.д.
  • Заготовьте шаблоны электронных писем. Как показывает статистика, на 90% рабочих писем ответы шаблонные. На первый взгляд может показаться, что составление шаблонов – это пустая трата времени, ведь написание письма занимает две-три минуты. Но подсчитайте, сколько писем вы написали за день. А за неделю? Так вот, экономия получится внушительная. Бывает, что в ответном письме нужно всего-навсего указать имя получателя, отметить определенные пунк­ты и т.д. Имея каркас основного текста, вы будете изменять только какие-то детали.
    Как составить такие шаблоны? Надо просмотреть свои письма за последнюю неделю или две на предмет повторяющихся сюжетов. Например: предложение потенциальному партнеру, приглашение на встречу и т.д. Это поможет вам в будущем сэкономить время и на составлении текста, и на его проверке.

На каждый день составляйте схему «потока задач». Как правило, традиционного списка дел недостаточно, ведь, когда в нем очень много пунктов, сложно определить, в какой последовательности их выполнять, чтобы добиться максимальной продуктивности, и куда вклинивать неожиданно появляющиеся дела. Чтобы ежедневные планы действий были логичны и понятны, можно воспользоваться схемой «потока задач» (рис.1). Она состоит из прямоугольников, наведенных жирными линиями (в которых нужно записывать дела) и соединенных стрелками (которые показывают последовательность выполнения). Для неожиданно возникающих вопросов предусмотрены прямоугольники, начерченные тонкими линиями (их должно быть не менее десяти) и соединенные с основными задачами пунктирными линиями. Чтобы легко было определить тип каждой такой задачи, на пунктирных линиях проставлены кружки, в которые можно вписать буквенные обозначения:

  • О (ожидание чего-либо: документа, звонка и т.д.);
  • П (помехи: отвлечения, незапланированные встречи и т.д.);
  • Н (на потом: задачи, которые приходится отложить на некоторое время по тем или иным причинам);
  • Д (задачи, которые вы решили делегировать).

Если на день вы запланировали более 10 задач, лучше сделать две схемы, разбив таким образом поток на два этапа.
Такими готовыми картами дня очень удобно пользоваться, просто зачеркивая выполненные пункты и внося в случае необходимости записи в пустые прямоугольники. Если какие-то дела остались невыполненными, следующий день начинайте с них или вносите их в новую схему.
Усовершенствуйте свою адресную книгу – и вы сами удивитесь, насколько это облегчит вам жизнь. Независимо от вида информационного носителя и формы записей, необходимо следовать таким правилам:

  • Структурируйте эту книгу так, чтобы не составляло труда найти любой контакт. Естественно, что из таких соображений удобнее всего пользоваться электронными адресными книгами. Отдайте предпочтение варианту, позволяющему осуществлять поиск не только по имени, но и по ключевому слову. Например, чтобы, введя слово «бухгалтер», увидеть список всех бухгалтеров, с которыми вы когда-либо контактировали.
  • Выберите такую форму электронной адресной книги, которую можно легко адаптировать к вашим индивидуальным потребностям. Например, элект­ронная адресная книга G-mail позволяет создавать дополнительные поля к уже существующим – такие как адрес персонального или рабочего веб-сайта и др.
  • Синхронизируйте список контактов. К примеру, если вы знакомитесь с человеком и записываете его данные в свой мобильный, то перенесите их и в адресную книгу. Многие программы позволяют делать это автоматически. Но если вы предпочитаете работать по старинке, то есть записывать контакты в блокнот, делать это придется, увы, вручную (неплохой аргумент в пользу того, чтобы перейти на электронную адресную книгу).
  • Регулярно обновляйте записи, следите, чтобы информация в адресной книге всегда была актуальна.
    Повышайте продуктивность работы с электронной почтой. Причем не только свою, но и подчи­нен­ных. Здесь вам могут пригодиться такие рекомендации:
  • Внедряйте e-mail-этикет, помогающий экономить время сотрудников. Например, стоит отказаться от привычки писать письма, состоящие лишь из слова «спасибо», перенаправлять корреспонденцию и ставить в копию сотрудников без крайней на то необходимости.
  • Создайте так называемый информационный радиатор: например, разместите на стене большой график, чтобы фиксировать там количество проверок электронной почты за день и тому подобные показатели, которые, по вашему мнению, влияют на продуктивность сотрудников.


Чтобы прочитать статью, Вам необходимо оформить подписку.
 
 

Последние статьи

Радио – очень эмоциональный бизнес, здесь всё на кончиках пальцев. И всё зависит от людей, от их драйва. Нельзя прийти в студию с ощущением «всё постыло». Как бы ты из себя оптимизм ни выдавливал, это чувствуется, это слышно.
Является ли аномалией в современном мире вера в сверхъестественное? Вот что думают об этом учёные.
Многие великие компании созданы тандемом выдающихся людей, взаимоотношения которых порой развивались непросто… Какой видит Пол Аллен свою роль в становлении Microsoft?
Несколько десятилетий идеи Айн Рэнд, воспевавшей абсолютную свободу и индивидуализм, будоражили умы целых поколений читателей. Её работы вновь оказались в центре внимания широкой читательской аудитории после 2008 года. Тогда в свете грянувшего кризиса в обществе стали активно обсуждать проблему несовершенства современного капитализма.
Один из сентябрьских дней. Разработчики Facebook и специалисты по социальным медиа собрались на f8 2011 – ежегодную спонтанно планируемую конференцию, ставшую чем-то вроде Мекки для всех молящихся на мегасеть. Для армии фанатов это мероприятие – одна из немногих возможностей наблюдать в режиме реального времени, как Марк Цукерберг, известный своим отвращением к публичному вниманию, делает основной доклад.
Хотя альтернативная энергетика сейчас весьма популярна, работать на этом рынке непросто. У датской компании Vestas, одного из крупнейших в мире производителей оборудования для ветроэлектростанций, подъёмы чередуются с кризисами, а колебания в объёме заказов зачастую носят непредсказуемый характер. Чтобы сохранить лидерство в такой нестабильной отрасли, нужно особое искусство.
Уходят ключевые сотрудники, гаснет изначальный энтузиазм, вместо проявлений творчества главенствует рутина – такими могут быть последствия неутомимого стремления компаний к эффективности. Почему же всё зачастую складывается именно так?
Тимур Сарбаев, консультант по стратегическому  и кризисному менеджменту tymur.sarbaiev@gmail.com
Компания успешна, открывает филиалы, растёт. Довольны и клиенты, и топ-менеджмент. Но однажды становится понятно, что ситуацию контролирует не генеральный директор, а руководители филиалов. Неизвестно, когда и как это случилось, но влиять на них уже невозможно. Теперь генеральный директор зависит от них, а не наоборот…
Чтобы понимать обстоятельства, в которых существует компания, и принимать стратегические решения, очень важен контекст. По сути, это набор условий, которые наполняют ситуацию определённым значением, содержанием. Это то, чем бизнес не может управлять, но что может и должен учитывать. О том, что такое контекст и как с ним работать, и пойдёт речь в этой статье.
Ваш логин

Пароль

Регистрация