На главную Поиск Контакты
АТМОСФЕРА ДЛЯ РОЖДЕНИЯ НОВЫХ ИДЕЙ

Рассылка
новости
публикации
УК рекомендует
анонс номера
 

№3, 2007
№3, 2007
04.04.2007
Для подписчиков
просмотров: 63
комментариев: 0

На повестке дня – совещание

Как сделать совещание полезным



На повестке дня – совещание |
Миссия, стратегия, видение, Управление персоналом
 | Управление компанией
Для большинства руководителей проводить совещания – обычное дело. Вряд ли кто-­то из них задумывается над тем, из чего оно состоит и как именно реализовать ту или иную его стадию. Однако, если оптимизировать навыки проведения совещаний, этот привычный инструмент поможет значительно повысить эффективность работы вашей команды.




Как показывают исследования, свыше 50% совещаний – это пустая трата времени. Есть и такие данные: сотрудник в среднем посещает 60 собраний в месяц. Если предположить, что каждое из них длится хотя бы полчаса, то 15 часов ежемесячно просто «вылетают в трубу». Причина в том, что зачастую руководители собирают людей по любому поводу, в то время как во многих случаях можно было бы ограничиться более простыми средствами коммуникации. Если у начальника недостаточно времени на тщательную подготовку к совещанию или вопрос не настолько важен, чтобы привлекать к его решению других людей,– лучше отправить служебную записку, электронное письмо или просто позвонить.

Совещание проводят, если руководителю нужна информация, которой обладают его сотрудники, или он нуждается в их совете. Еще один повод посовещаться – необходимость донести до подчиненных какую­то информацию или четко разделить задание между ними. В зависимости от мотивов руководителя собрание может принимать одну из форм: обсуждение доклада, обмен информацией, мозговой штурм или дискуссия.

АЗЫ ПОДГОТОВКИ

Искусство проводить совещания заключается не только в том, чтобы знать, что и как говорить по ходу его. Оно также предполагает умение правильно подготовиться к мероприятию.

Прежде всего руководитель должен определить, в чем состоит цель совещания: получить новую информацию, принять решение или услышать интересные идеи. Важно сформулировать в нескольких предложениях и записать ожидания от собрания. Это поможет позже оценить успешность мероприятия. Его цели должны быть изложены не обобщенно – «поговорить на такую­то тему» или «обсудить такие­то вопросы», а с ориентацией на результат – «проинформировать участников о том­то», «составить план решения такой­то задачи» и т.п.

Далее необходимо определить состав участников совещания. Основное правило, которым нужно при этом руководствоваться: никого лишнего, но разные точки зрения обязательны. На совещании должны присутствовать только те люди, которые могут по­влиять на принимаемое решение по обсуждаемой проблеме, будут участвовать в выполнении задачи после выработки плана дей­ствий или те, кому нужно узнать озвучиваемую там информацию.

Руководитель должен заранее продумать, кто из участников совещания будет играть ту или иную роль: лидера (определяет цель и подводит итоги), посредника (следит за процессом обсуждения), секретаря (при необходимости ведет протокол совещания, выделяет основные результаты встречи), эксперта (не является обязательным участником, приглашается при необходимости). Остальные сотрудники принимают участие в дискуссии, предлагая идеи и решения.

Назначать совещание лучше всего на утренние часы – тогда люди более открыты для получения новой информации. Самое плохое время – сразу после обеда или поздно вечером. Оптимальная длительность собрания – от 30 минут до двух часов. Если вы планируете, что оно продлится больше часа, то после каждых 45 минут устраивайте небольшой перерыв.

Руководителю также нужно заранее продумать, какое помещение и оборудование понадобятся для проведения собрания. Размер комнаты, мебель, необходимость в проекторе, доске и т.п. зависят от количества участников, формата и темы совещания, планируемой его продолжительности.

Для того чтобы оно прошло успешно, менеджер должен составить повестку дня и заранее раздать ее участникам. В ней, помимо цели, желаемого результата, даты, места, времени и продолжительности, состава участников и списка намеченных к рассмотрению вопросов, нужно перечислить дей­ствия, которые должны выполнить участники, чтобы подготовиться к встрече. Кроме того, если формат собрания будет отличаться от принятого в компании, необходимо отметить и это. По каждому вопросу, который подлежит обсуждению, нужно указать ответственного и отведенное время.

Для руководителя очень важно выбрать оптимальное количество тем для обсуждения. Необходимо помнить, что «лучше недосолить, чем пересолить» – ведь слишком много вопросов только затянут совещание, но не факт, что сделают его более эффективным. Гораздо полезнее, если участники после окончания разойдутся с ощущением того, что разобрались со всеми проблемами, – а не с ужасающей мыслью: сколько еще пунктов придется рассмотреть в следующий раз!



Чтобы прочитать статью, Вам необходимо оформить подписку.
 
 

Последние статьи

Радио – очень эмоциональный бизнес, здесь всё на кончиках пальцев. И всё зависит от людей, от их драйва. Нельзя прийти в студию с ощущением «всё постыло». Как бы ты из себя оптимизм ни выдавливал, это чувствуется, это слышно.
Является ли аномалией в современном мире вера в сверхъестественное? Вот что думают об этом учёные.
Многие великие компании созданы тандемом выдающихся людей, взаимоотношения которых порой развивались непросто… Какой видит Пол Аллен свою роль в становлении Microsoft?
Несколько десятилетий идеи Айн Рэнд, воспевавшей абсолютную свободу и индивидуализм, будоражили умы целых поколений читателей. Её работы вновь оказались в центре внимания широкой читательской аудитории после 2008 года. Тогда в свете грянувшего кризиса в обществе стали активно обсуждать проблему несовершенства современного капитализма.
Один из сентябрьских дней. Разработчики Facebook и специалисты по социальным медиа собрались на f8 2011 – ежегодную спонтанно планируемую конференцию, ставшую чем-то вроде Мекки для всех молящихся на мегасеть. Для армии фанатов это мероприятие – одна из немногих возможностей наблюдать в режиме реального времени, как Марк Цукерберг, известный своим отвращением к публичному вниманию, делает основной доклад.
Хотя альтернативная энергетика сейчас весьма популярна, работать на этом рынке непросто. У датской компании Vestas, одного из крупнейших в мире производителей оборудования для ветроэлектростанций, подъёмы чередуются с кризисами, а колебания в объёме заказов зачастую носят непредсказуемый характер. Чтобы сохранить лидерство в такой нестабильной отрасли, нужно особое искусство.
Уходят ключевые сотрудники, гаснет изначальный энтузиазм, вместо проявлений творчества главенствует рутина – такими могут быть последствия неутомимого стремления компаний к эффективности. Почему же всё зачастую складывается именно так?
Тимур Сарбаев, консультант по стратегическому  и кризисному менеджменту tymur.sarbaiev@gmail.com
Компания успешна, открывает филиалы, растёт. Довольны и клиенты, и топ-менеджмент. Но однажды становится понятно, что ситуацию контролирует не генеральный директор, а руководители филиалов. Неизвестно, когда и как это случилось, но влиять на них уже невозможно. Теперь генеральный директор зависит от них, а не наоборот…
Чтобы понимать обстоятельства, в которых существует компания, и принимать стратегические решения, очень важен контекст. По сути, это набор условий, которые наполняют ситуацию определённым значением, содержанием. Это то, чем бизнес не может управлять, но что может и должен учитывать. О том, что такое контекст и как с ним работать, и пойдёт речь в этой статье.
Ваш логин

Пароль

Регистрация