На главную Поиск Контакты
АТМОСФЕРА ДЛЯ РОЖДЕНИЯ НОВЫХ ИДЕЙ

Рассылка
новости
публикации
УК рекомендует
анонс номера
 

Публикации
26.04.2007
просмотров: 1755
комментариев: 0

Приручить время







Известно, что во многих компаниях работа руководства сопряжена с целым рядом моментов, которые далеко не способствуют выполнению их первоочередных функций. Среди таких моментов можно отметить следующие:

• руководитель вынужден выполнять множество задач одновременно;
• краткосрочное планирование не всегда напрямую соотносится со стратегическими целями;
• возникновение значительного количества незавершенных задач по разным проектам, людям и функциям приводит к стрессу и не позволяет сосредоточиться на работе;
• постоянно отвлекают подчиненные, коллеги, клиенты и поставщики, поток встреч не структурирован, бессистемен и вносит в работу хаос;
• сложно точно сказать, чем именно занимаются подчиненные, и/или проконтролировать поставленные перед ними задачи;
• часто приходится искать записи, информацию, вспоминать, какие поручения и задачи были поставлены на совещаниях;
Сложившиеся принципы работы руководства компании в режиме цепной реакции влияют на результаты и стиль работы подчиненных. Но здесь проявляется и обратная связь в форме знакомого многим неиссякаемого потока вопросов, просьб, «задач на вчера». Только от подчиненных этот поток несоизмеримо больший, увеличивающийся по нарастающей, как снежный ком.

Кажется, что иначе работать нельзя, ведь точно так же построена работа других руководителей, владельцев бизнеса. Но для того чтобы иметь возможность эффективно решать вопросы развития бизнеса, необходимо перестать быть белкой в колесе и перевести свою работу, а также работу всей компании в плановое и планомерное русло, создав ситуацию, когда вы будете управлять своей работой и задачами, а не наоборот. Я не собираюсь изобретать велосипед, поэтому заранее хочу предупредить, что принципы управления временем, о которых пойдет речь далее, находятся на уровне здравого смысла, но они актуальны и жизненно необходимы для каждого успешного руководителя.

Принцип 1.
Распланируйте все имеющееся у вас время
Распланировать всю свою жизнь наперед с точностью до минуты никто от вас не требует. Но от того как вы распределяете свое рабочее время между своими задачами, напрямую зависит возможность решения вышеуказанных проблем, а также способность выполнять свою работу, используя только рабочее время.
 
Итак, в ходе недельного планирования вы должны распределять все рабочее время (все 40 рабочих часов в неделе) между задачами, которые необходимо сделать на неделе. Это не значит, что у вас должен быть жесткий график, а каждая минута занята выполнением задач. Каждая минута должна быть использована осознанно: встреча ли это, работа с документацией, работа с почтой, телефонные звонки. Даже время вынужденного ожидания можно использовать с пользой: подумать о планах на неделю, прочитать статью.
 
Как логическое продолжение вышесказанного: нужно управлять соотношением «объем работ и имеющееся время», стараясь реально оценивать, сколько нужно времени для выполнения каждой задачи, придерживаться этих цифр. Почему так важно распределить все время между задачами? Это дает вам инструмент управления соотношением «время — задачи», который, как ключ, открывает дверь к планомерной и продуктивной работе. Всегда помните об этой связи и поддерживайте баланс. Это значит, что нельзя изменять одну составляющую, оставив без изменения другую. Нарушение данного баланса приведет либо к нарушению срока выполнения задачи, либо недозагруженности персонала. Именно выполнение такого условия не позволит вам позже «вылететь» за рамки рабочего дня.
 
Часто приходится наблюдать за ситуацией, когда руководитель по ходу работы ставит подчиненному задачи одну за другой. Последний понимает, что не успеет их выполнить, но на свои возражения он слышит от руководителя, что все успеет, а возражения — это отговорки и нежелание работать.
 
Пока вы не начнете «считать» время так же, как считаете деньги, об эффективном управлении временем не может быть и речи
В работе многие менеджеры сталкиваются с тем, что не могут ни показать другому сотруднику, ни сами увидеть свою загрузку и разобраться с тем, на что и сколько тратится времени. Чтобы исправить ситуацию, распределите свое время между важными задачами и потом управляйте работой так, чтобы не создавать «перебор» задач. Для руководителя такой подчиненный, работающий по этому методу, не просто стабильный и предсказуемый сотрудник. Ваши взаимоотношения выйдут на качественно новый уровень.
 
Может показаться, что так скрупулезно подходить ко времени, планировать его — это фанатизм или слишком педантично. В подобном случае можно провести параллель между временем и деньгами. Пока вы не начнете «считать» время так же, как считаете деньги, об эффективном управлении временем не может быть и речи.
 
Принцип 2.
Находите лучшее время для каждой задачи
В работе с задачами самое важное — правильно распределить время между ними. А в работе с календарем, графиком работ необходимо добиться того, чтобы у каждой задачи было «лучшее» время. Что значит «лучшее»? Подразумевается, что при формировании такого плана учитываются личные предпочтения, биоритмы человека, особенности работы компании. При этом задачи лучше сгруппировать, день разбить на блоки, а все задачи поделить между ними. Тогда еще остается время на «разное».
Неидеальные принятые решения лучше, чем идеальные, но непринятые или принятые позже

Когда, казалось бы, все предусмотрено, начинается самое интересное — сотрудники, коллеги, друзья продолжают «атаку клонов». Как выстоять? В качестве опоры подойдет календарь выполнения работ. Если кто-то из коллег просит помощи, не стоит все сразу бросать и браться за тушение пожара. Иначе в итоге вы не выполните запланированное и не сможете нормально разрешить возникшую проблему. Назначьте время, когда сможете уделить внимание решению проблемы. Причем этот принцип должен быть «железным»: люди обязаны ценить свое и ваше время, но вместе с тем вы будете готовы осуществить качественную помощь.

Кроме того, руководители рассматривают такой календарь работы как инструмент контроля работы своих подчиненных. Например, в рамках недели утверждается график работ, и подчиненный обязан ему следовать.
 
Принцип 3.
Чем меньше у вас свободного времени, тем важнее заниматься планированием
 
От очень занятых людей приходится слышать, что им некогда заниматься планированием.
Они и так работают с 9 до 21. У людей сложился миф, что, планируя, они увеличивают временные затраты на свою работу. Планирование, если оно правильное, позволяет выполнять работу быстрее (что означает экономию до 50% ресурсов времени) и работать более планомерно, со значительно меньшим уровнем стресса. Это достигается за счет предварительного продумывания своих действий, сбора необходимой информации, следования правилам взаимодействия с другими сотрудниками.
 
Воспринимайте нехватку времени в своей работе как сигнал к более продуманному планированию, а не наоборот. Ведь если на рынке ужесточается конкуренция, что делают компании? Успешные — увеличивают свои усилия в сфере продаж и маркетинга, а остальные говорят: «авось пронесет».
 
Принцип 4.
Чем больше планирование вашего времени связано с другими людьми, тем точнее нужно расписывать график ваших действий
 
Если в течение дня у вас 2-3 или больше встреч и совещаний, очень важно следить за рабочим графиком. Задерживаясь на утренней встрече, вы тем самым опаздываете на следующее совещание с персоналом, где участвует более 10 человек. А если после совещания вас ждут на встрече с клиентами на их территории, деловой ужин, то сложно говорить об успешности вашей деятельности. Ведь рабочий день редко ограничивается встречами. Смещение первой встречи неизменно влечет за собой или отказ, или перенос если не этой встречи, то остальных. Особенно много сложностей возникает с встречами, в которых участвует большое количество людей. У каждого из них свои планы, и довольно часто смещение времени одной из сторон приводит к неспособности нахождения другого приемлемого времени.
 
Если такая встреча проходит в формате «руководитель — подчиненные», то бывает, что люди ждут впустую, а потом расходятся. Если подобная ситуация повторяется в течение дня 2-3 раза — подсчет убытков и недополученной прибыли, возможно, убедит вас, что необходимо менять стиль управления. Поэтому азбука планирования встреч и совещаний такова: следует заранее готовиться, вовремя начинайте и заканчивайте совещания и встречи, между встречами оставляйте временной запас надежности. Относительно последнего пункта есть две «фишки». Во-первых, должно оставаться свободным порядка 20% рабочего времени. Во-вторых, этот зазор может колебаться в зависимости от того, где будут проходить встречи — в одном или разных местах, от 15 минут до часа.
 
Принцип 5.
Качество управления временем определяется качеством обзора и контроля задач
 
Для того чтобы управлять временем, а не быть управляемым, необходимо создать работающий обзор и контроль, прежде всего в задачах. Обзор и контроль составляют основу управления временем, поскольку именно они обеспечивают направление действия и способность контроля движения по направлению к цели. Если у вас нет эффективного обзора, с ростом количества информации теряется контроль.
 
Обзор и контроль реализуются через обязательную фиксацию информации и задач с ее последующей группировкой.
Группировать задачи рекомендуется, например, по таким критериям: временной фактор, группы задач сотрудника, ответственный за задачу.
 
Начните с фиксации всего, что нужно сделать. Чтобы управлять чем-то, нужно это видеть, потом проанализировать и наконец — контролировать.

Какие решения являются правильными?
Генеральный директор одной западной компании прославился тем, что большинство его решений оказывались правильными. Но самое главное, что все решения он принимал очень быстро. Например, к нему приходил менеджер и говорил: «Билл, нам необходимо закрыть магазин, иначе у нас будут проблемы с городскими властями из-за того, что муниципалитет собирается рядом провести трассу. Но там очень хорошее место. Посоветуй, что нам делать». Билл опускал руку в карман, задавал менеджеру несколько вопросов, и говорил: «Нет. Мы не будем закрывать этот магазин. Поэтому подключите наших юристов, чтобы они сразу же занялись данным вопросом». Самое главное, что все его решения были приняты очень быстро и, как показывала практика, они были правильными.
 
Пришло время уходить на пенсию. На прощальном банкете Билл привел своего преемника к себе в кабинет, посадил в кресло и сказал: «Как ты знаешь, я известен тем, что быстро принимаю решения, но никто не знает, в чем секрет. А на самом деле он очень прост». Билл опустил руку в карман и, достав горсть бобов, сказал: «Каждый раз, когда мне нужно принять решение, я опускаю руку в карман и беру в горсть столько бобов, сколько попадется. Затем задаю человеку какой-то вопрос.
 
Но меня не интересует его ответ. Просто мне нужно время, чтобы посчитать количество бобов в горсти. Если четное число — говорю «да», если нечетное — «нет». Я так делаю, потому что за всю свою жизнь понял одну вещь: не существует правильных и неправильных решений. На самом деле мы теряем не тогда, когда принимаем решение. Мы теряем тогда, когда решение не принято».
Источник: Стратегии

Оценить статью
 
 
Оставить комментарий
Имя:
Комментарий:

Последние статьи

Ваш логин

Пароль

Регистрация